BRAK MAGAZIN 4/2024 8 IM ZWEIFEL ALLES AUFBEWAHREN! Dokumentationspflichten im GwG Rechtsanwalt Christian Bluhm Referent für Geldwäscheprävention, BRAK, Berlin Verpflichtete Anwältinnen und Anwälte nach dem Geldwäschegesetz (§ 2 I Nr. 10 GwG) haben bei der Bearbeitung eines Mandats zur Dokumentation ihrer präventiven Pflichten zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung gem. § 8 GwG alles aufzuzeichnen und aufzubewahren, damit erforderliche Informationen bei Bedarf schnell an die Zentralstelle für die Entgegennahme von Verdachtsmeldungen, die sog. Financial Intelligence Unit (FIU) oder die zuständigen Aufsichts- und/oder Strafverfolgungsbehörden herausgegeben werden können. Dies sind insbesondere Unterlagen betreffend die Identitätsprüfung von Mandanten, der für sie auftretenden Personen, der Feststellung der wirtschaftlich Berechtigten eines Unternehmens, Unterlagen zu dem Inhalt des Mandats und den dazugehörigen Transaktionen. Das ist wichtig, damit die zuständigen Behörden im Falle einer Straftat, die Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung zum Gegenstand hat, sofort handeln können. Gerade bei grenzüberschreitenden und komplexen Geldwäschefällen, die nur sehr schwierig aufzudecken sind, ist es wichtig, schmutzige Geldflüsse sofort zu stoppen und Gelder einzufrieren, Transaktionen zu unterbinden und Vermögenswerte zu beschlagnahmen, bevor sich solche nicht mehr nachvollziehbar mit legalen Vermögenswerten vermischen. Und hierbei ist der Zeitfaktor ein ganz entscheidender! GELDWÄSCHE-PRÜFUNGSUNTERLAGEN AN EINEM ZENTRALEN ORT AUFBEWAHREN! Das kann nur funktionieren, wenn Verpflichtete (Anwältinnen und Anwälte) bei risikobehafteten Katalogtätigkeiten i.S.d. § 2 I Nr. 10 GwG – wie z.B. bei einer Mitwirkung an Immobiliengeschäften oder M&A-Transaktionen – sicherstellen, dass alle Informationen an einem zentralen Ort aufbewahrt und auch noch bis zu zehn Jahre nach Beendigung des Mandats schnell aufgefunden werden können – ohne dafür tagelang im Archiv und in allen möglichen Handakten suchen zu müssen. Der Autor hat es selbst als Prüfer einer regionalen Rechtsanwaltskammer immer wieder erlebt, dass Prüfungen von den Verpflichteten zwar pflichtgemäß durchgeführt worden waren, aber bei VorOrt-Prüfungen in der Kanzlei abgefragte Dokumente, wie z.B. ein in der Vergangenheit eingeholter Transparenzregisterauszug, (zunächst) nicht vorgelegt werden konnten, weil diese nicht sorgfältig in einem zentralen Verzeichnis zur Mandantin oder zu dem entsprechenden Vorgang gespeichert worden waren. Das ist aber immens wichtig, um nachvollziehen zu können, welche Mitarbeitenden wann welche Prüfung für welchen Mandanten und welches Mandat durchgeführt haben. Das gilt gerade bei größeren Einheiten und wenn viele Mitarbeitende zu unterschiedlichen Zeitpunkten der Mandatsbearbeitung arbeitsteilig Prüfungen durchführen. Und noch unübersichtlicher wird es womöglich dann, wenn zu einem Mandanten über Jahre hinweg gleich mehrere Mandate bearbeitet werden. Dann ist es umso wichtiger, dass alle Informationen für alle Mitarbeitenden an einem zentralen Ort jederzeit ohne großen Aufwand verfügbar sind. Die Zeit, nach diesen zu suchen, haben Sie im Zweifel später nicht mehr. Manchmal sind Tage oder auch nur wenige Stunden entscheidend, um eine Transaktion zu verhindern und der Spur des Geldes folgen zu können. AUFBEWAHRUNG IN DER HANDAKTE NICHT SINNVOLL Anwältinnen und Anwälte sollten jedoch aus folgenden Gründen die Geldwäscheprüfungsunterlagen nicht in ihren Handakten aufbewahren: 1. Die Pflichterfüllung nach dem GwG dient dem öffentlichen Interesse an einer effektiven Geldwäscheprävention und -bekämpfung. Sie kann in Bezug auf die anwaltlichen Pflichten nach dem GwG die anwaltliche Verschwiegenheitsverpflichtung überwiegen (sinngemäß auch VG Berlin, Beschl. v. 5.2.2021 – 12 L 258/20 Rn. 49). 2. § 52 I Nr. 2 GwG statuiert eine Mitwirkungspflicht der Anwältin bzw. des Anwalts gegenüber ihrer bzw. seiner Kammer als Aufsichtsbehörde und schreibt vor, dass dieser Unterlagen i.S.d. § 8 GwG vorgelegt werden müssen, sofern sie für die Prüfung der Einhaltung der GwG-Pflichten von Bedeutung sind (näher dazu Koch, BRAK-Mitt. 2022, 68). Foto: Besjunior/shutterstock.com
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