BRAK MAGAZIN 4/2024 9 3. Die Auskunftsverweigerungsrechte gem. § 52 IV, V GwG beziehen sich nicht auf die Vorlage von Unterlagen gem. § 52 I Nr. 2 GwG i.V.m. § 8 GwG. 4. Aufzeichnungen und Belege gem. § 8 GwG unterliegen nicht dem Beschlagnahmeschutz nach § 97 StPO. Deshalb sollten solche Aufzeichnungen, die nur gefertigt werden, um den geldwäscherechtlichen Bestimmungen zu genügen, nicht in der Mandats- bzw. Handakte aufbewahrt werden, sondern getrennt von dieser in einem gesonderten Ordner bzw. elektronischen Verzeichnis. Das ist gem. §§ 8 III, 52 I 2 GwG auch zulässig. WAS MUSS ALLES AUFGEZEICHNET UND AUFBEWAHRT WERDEN? Die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht nach § 8 I 1 Nr. 1 lit a) GwG umfasst für Anwältinnen und Anwälte insbesondere folgende (nicht abschließend aufgeführte): Informationen und Unterlagen Beispiele Erhobene Angaben und eingeholte Informationen (§ 8 I Nr. 1a GwG), über – Mandanten (als natürliche Person oder juristische Person), – die für diesen auftretenden Personen (als natürliche Person) und der – wirtschaftlich Berechtigten (einschließlich der Dokumentation der Eigentums- und Kontrollstruktur, §§ 8 I 2, 12 IV 1 GwG), sowie die Überprüfung der Identität dieser nach Maßgabe der §§ 12, 13, 14 GwG, – bei einem Immobiliengeschäft auch alle an dem Erwerbsvorgang beteiligten Personen (§ 2 Nr. 2 GwGMeldV-Immobilien): Der Mandant, die Vertragsparteien des Erwerbsvorgangs nach § 1 des Grunderwerbsteuergesetzes sowie die für diese auftretenden Personen) – Angaben zum Mandanten (§ 11 IV Nr. 1, 2 GwG) – Kopie eines vor Ort geprüften Dokuments der anwesenden Personen (§§ 13 I Nr. 1, 14 II Nr. 2 GwG, wie z.B. Personalausweis, Reisepass), – bei niedrigem Geldwäscherisiko (§ 14 GwG) auch EU-Führerscheine oder Dienstausweise staatlicher Einrichtungen, – sonstige (elektronische) Identitätsnachweise (§ 12 I Nr. 2-5 GwG), – Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten und Überprüfungsergebnis (§§ 11 V, 12 III), – Dokumentation/Prüfergebnis des Video-Ident-Verfahrens bei abwesenden Personen (§§ 13 I Nr. 2, 8 II 4 GwG) oder – Prüfergebnis des Post-Ident-Verfahrens, – Registerauszüge (z.B. Handels-, Genossenschafts-, Gesellschafts-, Transparenz- oder Vereinsregister), – Gesellschaftsverträge, Gesellschafterlisten, Gründungsdokumente, Bestätigung durch einen lokalen Anwalt oder Notar, Certificate of good standing (USA) oder vergleichbare Dokumente, – Berechtigungsnachweise für handelnde Personen (Vollmachten, Prokura, Bestellungsurkunden, etc.) Transaktionsbelege, soweit sie für die Untersuchung von Transaktionen erforderlich sein können (§ 8 I Nr. 1b) GwG), – Kontoauszüge – Zahlungsnachweise, Buchungsbelege – Verträge, vertragliche Grundlagen zu der jeweiligen Transaktion, Zahlungstitel Risikobewertung nach § 10 II GwG (§ 8 I Nr. 2 GwG), – dokumentierte Ergebnisse der Prüfung der Risikofaktoren nach Anlagen 1 und 2 zum GwG und § 15 III GwG, – Ergebnisse von Internetrecherchen und Abfragen von Datenbanken zur Überprüfung von Risikofaktoren (wie z.B. zur Feststellung von politisch exponierten Personen (PEPs), Firmendaten, wirtschaftlich Berechtigter, Bezug zu Hochrisikoländern, Negativpresse (z.B. zu laufenden Strafverfahren) Dokumentation über die Angemessenheit der auf Grundlage der Risikobewertung erfüllten Sorgfaltspflichten gem. §§ 14, 15 GwG (§ 8 I Nr. 2, Nr. 3 GwG) – Dokumentation des Ergebnisses der Risikobewertung nebst nachvollziehbarer Entscheidung/Begründung, welche Sorgfaltspflichten erfüllt wurden (§§ 10, 14 oder 15 GwG) – Bei erhöhtem Geldwäscherisiko (§ 15 GwG): Prüfungsergebnis hinsichtlich der Herkunft von Vermögenswerten und des Vermögens des Vertragspartners (§ 15 I Nr. 1a) GwG) sowie aller weiteren in § 15 IV-VII GwG genannten zusätzlich durchgeführten verstärkten Sorgfaltspflichten Erwägungsgründe und eine nachvollziehbare Begründung des Bewertungsergebnisses eines Sachverhalts hinsichtlich der Meldepflichten (§ 8 I Nr. 5 GwG) nach – § 43 I, II 1, 2 GwG, – § 43 VI GwG i.V.m. §§ 3-6 GwGMeldV- Immobilien – § 43 VI GwG i.V.m. § 7 GwGMeldV- Immobilien – Dokumentation der Prüfung, ob ein Verdachtsfall i.S.d. § 43 I, VI GwG vorgelegen hat und warum an die FIU gemeldet/nicht gemeldet worden ist, – Beachtung, dass Anwältinnen und Anwälte aufgrund ihrer Verschwiegenheitspflicht grundsätzlich gem. § 43 II 1 GwG nicht melden dürfen, wenn sich der meldepflichtige Sachverhalt auf Informationen bezieht, die sie im Rahmen von Tätigkeiten der Rechtsberatung oder Prozessvertretung erhalten haben – es sei denn es liegt eine Rückausnahme gem. § 43 II 2 GwG oder ein Fall des § 43 VI GwG i.V.m. §§ 3-6 der GwGMeldV-Immobilien vor. – Dokumentation einer nachvollziehbaren Prüfung und Begründung, warum trotz Vorliegen eines Verdachtsfalles gem. §§ 3-6 GwGMeldV-Immobilien ausnahmsweise doch nicht gemeldet wurde (§ 7 GwGMeldV-Immobilien)
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